Beheer harde schijf

17-01-2018

Het beheer van harddisks is vaak onderbelicht, waarom?

Bij de uitvoering van alle taken binnen een organisatie wordt informatie verzameld, ontvangen en opgemaakt. Zo ook vindt de opslag van een gedeelte van deze informatie op harddisks plaats. Deze ongestructureerde informatie is moeilijk te beheren en te raadplegen. De gebruikers kunnen te pas en te onpas informatie verzamelen en opslaan. Deze informatie gaat over de uitvoering van eigen taken of over externe organisaties. Denk hierbij aan adviezen van andere organisaties, naslagwerk en persoonlijke informatie.

Van alle informatie zal zeker voor 5 tot 10% aan archiefbescheiden op de afdelingsschijven worden opgeslagen én vormt deze informatie een onderdeel van zaken en dossiers. Deze dient om die reden volgens de daarvoor geldende bewaartermijn te worden bewaard.

Bovendien is tijdig vernietigen van informatie van belang omdat de mappen naast persoonsgegeven, ook concepten, vertrouwelijke informatie bevatten. Denk aan exploitatieopzetten, persoonsdossiers en financiële documenten waar de organisatie na niet bedoelde openbaarheid of deling van informatie, een zeker risico loopt.

Hoe leid je het beheer van harddisks in goede banen?

Door het structureren van informatie op de harddisk met behulp van de Beheermodule van VisieDoc Informatievoorziening.

De oplossing voor het beheren van de opslag van informatie op de harddisks is te vinden in het structureren van de ongestructureerde informatie. Structureren betekent in het algemeen het ordenen van informatie en er samenhang in brengen. Door het structureren van informatie is samenhang te realiseren en een wettelijke bewaartermijn te bepalen. Maar hoe doe je dat?

We zetten daarom in, op een minimale verandering aan de voorkant van het proces. Het opslaan van de informatie op de harddisk gebeurt volgens een vastgestelde structuur. De gebruikers willen we zo min mogelijk lastig vallen en bieden daarom een voor de gebruiker herkenbare organisatie specifieke structuur aan, waarbinnen deze hun informatie kunnen opslaan. Deze informatiestructuur wordt in overleg met de organisatie opgesteld. Gebruikers kunnen binnen deze structuur hun eigen mappen aanmaken en hun documenten opslaan.

Het structureren van informatie aan de voorkant op de harddisk op hoofdlijnen heeft onder andere als uitgangspunt dat gebruikers ontzorgd worden. Je laat iedereen gewoon z`n gang gaan met als randvoorwaarde dat informatie wel wordt opgeslagen in het systeem volgens de vooropgezette structuur én voldoet aan wet- en regelgeving.

Indien u vragen heeft, neem dan gerust contact met ons op via 06 36197974

Plaats reactie