Klachtenregistratie

Is uw bedrijf gezond en continu bezig met verbeteren? Is het bereid om te investeren in de toekomst? Heerst er binnen uw organisatie een cultuur waarin men openstaat voor verandering? Is uw organisatie niet alleen resultaatgericht, maar richt uw organisatie zich ook op verbetering van het proces?

Dan wilt u ook inzicht hebben in de klachten en meldingen die gericht zijn aan uw bedrijf. Klachten en meldingen vormen immers de basis voor verbetering van uw processen. Een klacht is een gratis advies.

Het is daarom belangrijk dat de klachten en suggesties die uw organisatie binnenkrijgt goed worden opgepakt. Er moet iemand verantwoordelijk zijn voor het analyseren en opvolgen ervan. De verbeteringen moeten immers wel in de organisatie doorgevoerd worden.

Om volledig inzicht in de soort klachten te krijgen is klacht- en documentregistratie een vereiste. Door het centraal vastleggen van de ontvangen klachten die per post en e-mail zijn ontvangen krijgt u dit overzicht. Maar ook de interne en telefonische klachten dienen vastgelegd te worden. De voortgang, de wijze en de snelheid van afhandeling geven inzicht in het proces dat verbetering vereist en dient daarom ook te worden vastgelegd. Zo kan een juist en actueel overzicht tot stand komen.

Om klachten correct af te kunnen handelen, moet de klachtenspecialist goed kunnen waarnemen en signaleren. Daarnaast is het belangrijk dat deze specialist over goede communicatieve en sociale vaardigheden beschikt. De contactpersoon is er zowel voor de interne als externe klanten. Hij maakt analyses en stelt rapportages op aan de hand waarvan organisatiebrede verbeteringen worden doorgevoerd.

Het kwaliteitsmanagementsysteem van VisieDoc is uitermate geschikt voor het borgen van een optimale klachtenregistratie in uw organisatie. Door de slimme manier van registeren heeft uw klachtenspecialist altijd inzicht in de actuele staat van de afhandeling van klachten. Bovendien worden verbeteracties binnen uw organisatie eenvoudig op alle niveaus doorgevoerd. Wanneer uw organisatie zelf niet beschikt over de specialistische kennis met betrekking tot klachtafhandeling, staan de ervaren klachtenspecialisten van VisieDoc graag voor u klaar. Bovendien kan VisieDoc een online beschikbaar klachtenregistratiesysteem verzorgen dat voor u op maat gemaakt is. Neem wanneer u interesse heeft vrijblijvend contact met ons op.

Kwaliteitssysteem van Visiedoc voor de registratie, de behandeling en het afdoen van klachten

Detachering van klachtenspecialisten voor optimale ondersteuning van uw organisatie