Automatisch archiveren als het gaat om Office 365, Sharepoint en netwerkschijven

Of u nou werkt op uw netwerkschijf, met Office 365 of Sharepoint, als medewerker hoeft u zich geen zorgen meer te maken over de archivering.

U hoeft niet zelf uw documenten in een document management systeem op te slaan. Door slimme technologie met de inzet van onze Beheermodule vindt de archivering van uw digitale dossiers en ontvangen en opgmaakte documenten namelijk automatisch plaats. Hetgeen betekent dat er geen tijdsinvestering nodig is om uw dossiers of zaakdossiers en documenten te registreren. Documenten worden automatisch digitaal volgens de door u in elke gewenste structuur in de opgeslagen in onze cloudapplicatie. Bijvoorbeeld gestructureerd op afdeling, proces of zaaktype

Zonder dat u er iets van merkt worden zaak-, dossiers en documenten in een document management systeem gearchiveerd. Het DMS is uitgerust met een recordmanagement module zodat volledig aan de wetgeving wordt voldaan.

Organisaties maken nog gebruik van een fileshare of netwerkschijven. Vele documenten worden in een mappenstructuur al dan niet ongestructureerd opgeslagen. Het beheer van die documenten en de mappenstructuur laat zich moeilijk vorm geven.

De Beheermodule regelt op verantwoorde wijze het beheer van documenten en mappen op uw netwerkschijf, Office 365 of Sharepoint. Want ongestructureerde informatie op harddisks structureert u door tussenkomst van de Beheermodule. Zodat u bij de opslag van uw documenten ‘niets’ van doen heeft met een DMS maar gewoon vanaf uw schijf kan blijven werken. Maar wel met dit belangrijke verschil dat het beheer van documenten via de Beheermodule is geregeld. Persoonsgegevens worden zodoende niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking. Via onze tool bewaart u conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Archiefwet.

  • Geautomatiseerde opslag van informatie

  • Weinig of geen kosten voor registratie en informatiebeheer

  • Snelle implementatie

  • Gebruikers ontzorgd bij het opslaan van hun ongestructureerde informatie

  • Persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie optimaal beveiligd

  • Informatie is gestructureerd en de samenhang bepaald

  • Door toepassing van gebruikersaccounts zijn rechten in te richten

  • Overal documenten raadplegen, zowel op kantoor als onderweg

  • Gelijktijdig samenwerken aan hetzelfde document en altijd de juiste versie van een document beschikbaar

  • Informatieverlies wordt voorkomen

  • Informatie te vernietigen wordt tijdig vernietigd volgens de daarvoor geldende termijnen

  • Het terugbrengen van de fysieke digitale opslag op harddisks tot één opslaggebied

  • Het beheren van informatie volgens de gestelde normen en wettelijke eisen

  • Beperking risico’s op datalekken

  • Vinden en raadplegen gedurende de gehele wettelijk bewaartermijn