Besparend en duurzaam archiefbeheer

Wij verzorgen het al dan niet automatisch en volledig duurzaam digitaal beheer in minder tijd, met minder kosten en meer resultaat. Nieuwe wettelijke eisen en normen vereisen een aanpassing van uw informatievoorziening. Informatielekken zijn aan de orde van de dag en informatiebeveiliging zal in de toekomst steeds meer een specialisme worden. Veel organisaties leiden daarom beveiligingsfunctionarissen op en nemen technische maatregelen.

Informatiebeheer richt zich meer op het beheer van de digitale bestanden in uw applicaties. Ook dat is een specialisme en het vereist de nodige vakkennis. Denk hierbij aan de toepassing van de juiste bestandsformaten, het vakkundig opslaan van data en het toekennen van metadata, zodat de bestanden in relatie met bijbehorende documenten altijd kunnen worden gevonden en geraadpleegd.

Daarom is het belangrijk om uzelf af te vragen of naast de informatiebeveiliging ook het informatiebeheer in uw organisatie op orde is. Zijn uw dossiers en documenten altijd snel, compleet en in goede staat terug te vinden, of raakt er weleens wat kwijt? Worden (digitale) documenten en e-mails centraal beheerd, of kost het u veel tijd om de juiste actuele versie van een document te traceren? En is uw huidige werkwijze voor de verwerking van digitale documenten en de dagelijkse post niet te tijdrovend?

Dan is het outsourcen van informatiebeheer misschien de oplossing. VisieDoc beheert met gemak zowel uw poststromen als uw archief, digitaal en fysiek. Met onze pragmatische manier van werken boeken we snel resultaat, omdat wij ons beperken tot wat echt noodzakelijk is. Dat scheelt u enorm in de kosten en uiteindelijk kan het uitbesteden van uw informatiebeheer het kwaliteitniveau van uw organisatie omhoog brengen. Bovendien wordt u ontzorgd.

Ook verkleint VisieDoc de informatierisico´s. De kwaliteit van uw dataverzameling, data-invoer, dataopslag en dataverwerking wordt goed bewaakt en de toegang tot uw informatie wordt verbeterd. Daarnaast controleren we de uitvoering. Deze controles zijn in verslagen terug te lezen. Tot slot neemt VisieDoc maatregelen om de bruikbaarheid en de veiligheid van digitale informatie ook in de toekomst te garanderen.

Automatisch duurzaam archiveren

Het opleiden van medewerkers voor registreren en archiveren in een document management systeem kan achterwege blijven

Zekerheid over authenticiteit, goed overzicht en goede terugvindbaarheid van uw dossiers en documenten

Beheer op één centrale plaats en zicht op de actuele behandelstatus

Goede bescherming van informatie en persoonsgegevens

Tijdsbesparing en verhoogde efficiëntie